Es muy importante hacer visible la sostenibilidad de un evento de cara tanto a los asistentes, como a los posibles expositores, como a la Sociedad en genera, y esta importancia radica en dos cuestiones: La primera razón de esta necesidad de comunicación se basa en la capacidad que tiene la etiqueta de la “sostenibilidad” para reforzar positivamente la imagen de un evento. Aunque aparentemente pueda parecer una razón bastante superflua, no podemos olvidar que, como promotores de eventos sostenibles en el que hemos invertido un esfuerzo “extra” para su sostenibilidad, necesitamos promover, consolidar y reforzar nuestra imagen de cara a nuestros clientes, los usuarios del evento, los patrocinadores, nuestros proveedores y resto de grupos de interés.

Proyectar una imagen de responsabilidad social y conseguir que está se interiorizada por nuestro público, nos beneficia en tanto en cuanto nos impregnamos de ese halo de “diferenciación” que tan necesario como difícil resulta conseguir en un mercado cada vez más saturado y maduro. Además la sostenibilidad dota a nuestro evento de un valor añadido que, sí o sí, tenemos que rentabilizar haciéndolo visible. Haciéndolo visible a un evento sostenible, reforzamos en la opinión pública, en nuestros clientes, proveedores y en la sociedad en general el valor que tiene la sostenibilidad en el mundo de los eventos, e indirectamente estamos transmitiendo buen ejemplo y valores de sostenibilidad al público asistente que acude al evento, con lo que estamos colaborando a reforzar el mensaje sostenible que desde otras facetas de la vida social se intenta transmitir a la población, convirtiendo al evento de esta forma en un agente propiciador del cambio.

Es decir, si mostramos sin ningún tipo de tapujos que los eventos son y deben ser sostenibles, si presumimos de que nuestros eventos lo son y hacemos ver que esto es importante, estaremos consiguiendo crear una imagen positiva del concepto de “sostenibilidad”, la cual se irá incrementándose cada vez más.

Para hacer visible la sostenibilidad de un evento es importante que llevemos a cabo acciones de comunicación de la sostenibilidad del tanto antes del evento, como durante su desarrollo del mismo y, por supuesto, al finalizar el evento, como una acción postevento más.

Comunicación http://1990mcs.files.wordpress.com/

Antes del evento, podemos llevar a cabo varias acciones:

- Difundir tanto el compromiso sostenible de los organizadores del evento, como las principales acciones de sostenibilidad puestas en marcha a través de los canales de comunicación con que cuente el evento (página web, redes sociales, anuncios publicitarios, etc).

- Hacer mención del carácter sostenible del evento en los materiales entregados (invitación, programas, o boletín de suscripción).

- Difundir el mensaje de que el evento llevará a cabo acciones para ser más sostenible aprovechando los actos de presentación del evento (ruedas de prensa, actos sociales relacionados, celebración de jornadas o de conferencias previas al evento, …).

- Otra acción muy relevante que podemos poner en marcha en este sentido consiste en tratar que sean otros los que hablen de las acciones de sostenibilidad que va a tener nuestro evento y/o de la filosofía sostenible que aplicamos a su organización. En este sentido resulta muy útil conseguir ponernos en contacto con bloguers o usuarios de redes sociales con fuerte influencia en el segmento de público al que va dirigido nuestro evento y darles a conocer nuestro plan de sostenibilidad para el evento, con la esperanza de que puedan publicar algo relacionado al respecto.

Otra de las acciones que podemos llevar a acabo consiste en que sean los patrocinadores o incluso los expositores de nuestro evento (si los hubiera) utilicen sus canales de comunicación para difundir el carácter sostenible del evento.

Durante el evento: además de continuar empleando las técnicas de comunicación detalladas para “antes del evento”, debemos de hacer llegar el mensaje al asistente, para lo que podemos emplear algunas de estas ideas: – De forma directa podemos dar a conocer que el evento tiene carácter sostenible comunicándolo a los asistentes: carteles informativos, anuncios por megafonía (sin abusar), en la propia app del evento (si la hubiera), mencionándolo durante la inauguración del evento o durante las posibles conferencias que pudieran celebrarse, mediante voluntarios o personal contratado que fuese informando a los asistentes, y un sinfín de ideas más que se nos pueden ocurrir.

-De forma indirecta, es necesario que todas las acciones que emprendamos para hacer el evento más sostenible, lleven aparejadas acciones para explicar y hacer visible que esa acción se pone en marcha para mejorar la sostenibilidad del evento. Por ejemplo, si el coffee break emplea zumo de naranjas procedentes de agricultura ecológica, podemos poner una nota en la zona en dónde se sirven los zumos y visible para todos los asistentes indicando este particular.

Otro ejemplo: si servimos agua “del grifo” en jarras (obviamente porque el agua “del grifo” es buena), deberíamos adjuntar notas en las que expliquemos que con esa acción estamos consiguiendo disminuir la cantidad de residuos del evento. Otro ejemplo: si habilitamos un punto de recogida selectiva de los residuos, no podemos olvidar colocar un cartel un rótulo que indique a los asistentes que el evento es responsable con la gestión de los residuos que genera.

Todas estas acciones bien explicadas, además de justificar y poner en valor a la propia acción en sí, constituyen mensajes que van calando en el público asistente y que generan en su conjunto un mensaje muy potente que transmite esa imagen de sostenibilidad del evento que buscamos.

Después del evento, tanto si el evento tiene carácter periódico y su celebración se va a repetir en ediciones posteriores, como si sólo se va a celebrar una vez pero queremos dejar esa marca sostenible en la impronta del organizador o promotor del evento, es importante que después del evento hagamos un último esfuerzo en comunicar que el evento ha emprendido acciones sostenibles. Algunas ideas a este respecto son:

- Escribir alguna nota de prensa que explique como se ha desarrollado el evento e incluir mencionar el éxito de nuestras acciones sostenibles. Esta nota de prensa también lo podemos publicar en un blog. – Enviar algunos mensajes a redes sociales mencionando el éxito de las acciones sostenibles desarrolladas durante el evento.

- Elaborar una pequeña memoria de sostenibilidad del evento en dónde se recojan las principales acciones desarrolladas y se describan los resultados obtenidos. Enviar esta memoria a los asistentes, patrocinadores, proveedores, expositores, medios de comunicación e incluso publicarla en la web del evento. – También se puede editar un vídeo resumen de las acciones de sostenibilidad llevadas a cabo y difundirlo en redes sociales.

Alberto Gómez colabora con el Instituto Superior del Medio Ambiente como docente de los cursos Gestión de Eventos Sostenibles con ISO 20121: 2012 y Sistemas de Gestión Medioambiental.