Tiempo atrás escribí un post tratando de condensar algunos de los errores más frecuentes que se cometen en la dirección de proyectos. Y como continuidad de éste, publiqué otro posteriormente sobre cómo no se debe gestionar un proyecto, desarrollando una serie de patologías que –por desgracia- se encuentran muy extendidas; es lo que llamé metodologías tragicómicas de gestión de proyectos.

Hoy voy a hablar de una de ellas, que para la mayoría de los que trabajamos en consultoría y/o dirigimos proyectos es un clásico problema de difícil solución: el Síndrome del Folio en Blanco.

¿Quién no ha tomado parte nunca en una reunión en la que alguno de los interlocutores acude únicamente con un folio en blanco, un bolígrafo y sin habérsela preparado antes? Y lo que es peor, siendo honestos… ¿Quién no ha cometido este pecado alguna vez en su vida? ¡Si ya lo decía la Biblia! “Aquel de ustedes que esté libre de pecado, que tire la primera piedra” Juan 8:1-7 Nueva Versión Internacional (NVI).

Efectivamente, todos hemos pecado alguna vez por acción o por omisión: bien haya sido por novatos, por falta de tiempo, porque nuestro jefe nos convoca a una reunión cinco minutos antes sin saber de qué va, porque somos perezosos, porque no es importante para nosotros… incluso porque sí.

A la hora de establecer una reunión debemos tener claro siempre cuál es su propósito, qué objetivos nos marcamos para la misma y qué duración estimada queremos que tenga. Lo contrario conllevará un acto inútil por improductivo, y en definitiva un tiempo consumido en vano que a nadie le sobra.

Cuando uno o varios de los asistentes no se han preparado previamente la reunión, el fracaso de la misma está asegurado, en el sentido de que no se tomarán decisiones útiles ni se avanzará en el proyecto.

Por otro lado, tampoco debemos olvidar que al acudir a una reunión con un bolígrafo y un folio en blanco como único bagaje, estamos faltando al respeto del resto de asistentes. Y lo que es peor, también nos estamos faltando al respeto a nosotros mismos, y estamos demostrando falta de profesionalidad.

¡Pasa pues a la acción y deja de pecar cuanto antes! Sé responsable y profesional. Hazlo por ti, hazlo por los demás. Y hazlo también por el medio ambiente: si estimásemos la huella ecológica o la huella de carbono producida por cada reunión inútil, y lo multiplicásemos por la cantidad de éstas, nos sorprendería el impacto ambiental que puede suponer. Al fin y al cabo, no deja de ser una utilización irresponsable de recursos.

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Reuniones productivas y el síndrome del folio en blanco (SFB), 5.0 out of 5 based on 1 rating